Jos samaa ohjeistusta kirjoittaa useampi henkilö, ja siltikin tyylin, brändin ja käytettävyyden tulisi pysyä yhdenmukaisena, kuinka kirjoittaja voi tietää esimerkiksi millaisessa muodossa otsikot kirjoitetaan? Kirjoittaja voi toki katsoa, miten ne on ennen kirjoitettu tai kysyä kollegalta (tai useammalta), mutta onko vastaus aina sama? Tuskinpa, jos jokaisen kirjoittajan pitää käyttää arvokasta aikaansa keksimällä teknisen kirjoittamisen pyörä uudelleen ja uudelleen.

Helppo ratkaisu kirjoittajan päivittäisiin kysymyksiin on tehdä kirjoittamisen tyyliopas, lyhyt opaskirja, jossa on vastaukset kaikkiin polttaviin kysymyksiin: write, type in, key in vai enter? Push a button, tap a key, shortpress vai press in briefly? Maallikon silmään tällaiset termierot ovat varmaankin hyvin pinnallisia, mutta kun alat lukea kalliilla rahalla ostamaasi laitteen käyttöohjetta, huomaat, että tässä on järki taustalla. Jos käyttöohjeessa lukee paina kohtaa X ja sen jälkeen napauta kohtaa Y ja seuraavassa virkkeessä paina kohtaa y ja sen jälkeen napauta kohtaa X, kuinka voit tietää onko X fyysinen vai virtuaalinen kohta laiteessa? Oletettavasti sinulla on parempaakin tekemistä kuin pähkäillä käyttöohjeen sisältöä.

Käytettävyys on kaiken käyttöohjeistuksen kulmakivi ja siten myös tyylioppaan. Me kirjoittajat haluamme käyttäjien lukevan käyttöohjeen ilman sen kummempia pinnistelyjä ja saavan uuden laitteensa nopeasti käyttökuntoon. Siksi pienimmätkin yksityiskohdat ovat tärkeitä, kuten vaikkapa mitkä osat tekstiä on lihavoitu. Lihavoitko termin kaikkialla, missä se esiintyy: Kameralla voit ottaa upeita kuvia. Jos haluat ottaa lähikuvia kameralla, valitse… Vai käytätkö lihavointia säästellen ja ohjaat käyttäjän katseen vain sellaisiin kohtiin, mitkä ovat kyseisessä toiminnossa tärkeät: Ottaaksesi lähikuvan kameralla, napauta Kamera > Asetukset > Lähikuva.

Kirjoitustyyli vaikuttaa brändiin ja brändin arvo on mittaamaton. Kun brändi menettää arvonsa, sitä on hankala saada enää takaisin. Koska käyttöohje on kuluttajansuojalakien vaatima dokumentti, on helppo vähätellä sen vaikutusta brändiin, mutta parhaimmat brändit ymmärtävät, mikä arvo on kaikilla heidän kuluttajilleen tarjoamilla asioilla. Jos käyttöohjeesta ei ota tolkkua, eikä käyttäjä saa laitetta toimimaan, se vaikuttaa brändiin negatiivisesti. Jos laite on tarkoitettu jokapäiväiseen kotikäyttöön, mutta käyttöohjeessa puhutaan magnetometristä eikä kompassista, lukijalle tulee mielikuva liian teknisestä ja epäystävällisestä brändistä.

Me kirjoittajat toki haluamme noudattaa pilkun tarkasti yhdenmukaisuutta, mutta tyyliopasta ei kuitenkaan kannata viedä hiustenhalkomisasteelle. Mieti lukijaa: mikä on tärkeää käytettävyyden näkökulmasta? Yhdenmukaiset fraasit luetteloiden alussa voivat olla jo liikaa vaadittu. Yksikään lukija ei (ellei hän sitten ole tekninen kirjoittaja) hämäänny, jos yksi lista alkaa fraasilla Vaihtoehdot ovat: ja toinen fraasilla Sinulla on nämä vaihtoehdot:. Mieti myös kirjoittajakollegoita: kuinka paljon haluat heidän käyttävän aikaa opettelemalla kirjoitussääntöjä, joilla ei ole vaikutusta käytettävyyteen? Mutta älä aliarvioi pilkkuja! Englannissa käytetään pilkkuja säästellen, mutta muutaman ylimääräisen lisääminen helpottaa ymmärtämään mitkä tekstin osat ovat omia kokonaisuuksiaan.

Adinan tyyliopas opettaa kirjoittajan kirjoittamaan napakasti ja globaalille yleisölle. Koska suuri osa tekemäämme sisältöä julkaistaan netissä, tyyliopas ohjeistaa miten saadaan teksti hyppäämään kärkeen hakutuloksissa, miten kirjoitetaan lyhyt kuvaus, joka näytetään hakutuloksen yhteydessä, ja miten kirjoitetaan sellaista tekstiä, joka on ymmärrettävissä kontekstista irrallaan. Ja kyllä, menemme pieniin yksityiskohtiin asti, kuten isoihin ja pieniin alkukirjaimiin, tiedostopäätteiden muotoon ja prepositioihin, mutta meidän 20-sivuinen tyylioppaamme sisältää suurimmaksi osaksi esimerkkejä, joten se ei kuormita kirjoittajien muistia liikaa.

Vakuutuitko, että tyyliopas on ensiarvoinen? Jos tarvitset apua omasi kanssa, me Adinassa autamme.

– Ulla