Kaikki tekniset kirjoittajat tietävät, että jos tuote on käytettävyydeltään huono, ei käyttöohjeestakaan tule yksinkertaista ja helposti ymmärrettävää. Monimutkaisista proseduureista, hankalasti löydettävistä yksityiskohdista ja epäintuitiivisista toiminnoista ei millään saa kirjoitettua lyhyttä, selkeää ja napakkaa käyttöohjetta.

Mutta joskus asia voikin kiepsahtaa päälaelleen: tuote on helppokäyttöinen, mutta joku projektitiimissä alkaakin miettiä, että tuotetta käyttäessä voi tapahtua myös asiat A, B, C ja D. Näitä jos lähtee käyttöohjeessa setvimään, on tuloksena sekava himmeli: ”Napauta kohtaa X. Jos sinulla on käytössäsi Y, napauta sen jälkeen kohtaa Z. Jos sinulla ei ole Y:tä, napauta kohtaa Å. Jos näkyviin tulee Ö, tulee sinun asentaa Y.” Lukijaparka ei pysy perässä, kun vaihtoehtoja viuhuu oikealta ja vasemmalta.

Tilanne on kieltämättä hankala, kun mahdollisia skenaarioita on useita. Kirjoittaako ne kaikki oppaaseen? Laittaako kaikki yhtenä pötkönä numeroituihin listoihin vai omina otsikoinaan, vaikka se tuottaakin toistoa ja pidentää opasta? Tässä kohti kirjoittajan tulee vetää rauhallisesti henkeä ja keskittyä todennäköisyyksiin. Toki salama voi iskeä samaan paikkaan kahdesti ja joku voittaa lotossa, mutta kirjoittajan täytyy miettiä, mikä on se todennäköisin polku, jota pitkin käyttäjä etenee uuden tuotteensa kanssa. Kuinka todennäköistä on, että yllä kuvatussa skenaariossa käyttäjällä on Y? Jos se on huomattavasti todennäköisempää kuin Y:n puute, voi Y:n puutteen skipata ohjeesta kokonaan.

Mikäli vaihtoehtoisetkin skenaariot ovat suhteellisen yleisiä, voi ne ujuttaa tekstin sekaan vinkkeinä tai huomioina, kunhan varmistaa, että ne ovat selkeästi erillisenä muusta ohjeistuksesta, eivätkä haittaa tekstin soljumista.

Toinen keino on vanha kunnon Vianmääritys- tai Usein kysytyt kysymykset -osio. Sinne voi listata erinäisiä vaihtoehtoisia tapoja, kunhan vain asettelee kysymykset selkeästi ja antaa myös selkeän vastauksen.

Lisäksi kannattaa miettiä, miten tuote itsessään ohjaa käyttäjää eri tilanteissa. Jos tuote selkeästi kertoo, miten edetä kussakin vaihtoehdossa, voi kirjoittaja luottaa siihen, että käyttäjä osaa noudattaa tuotteen antamia vinkkejä.

Parasta tietysti on, jos tuotteelle tehdään käytettävyystestit, ja kirjoittaja pääsee niihin mukaan tarkkailijaksi. Testeistä saa oikeaa dataa käyttäjän toimista ja siitä, mitä kaikkea tuotteen käytössä voi sattua. Se mutulla mietitty todennäköisin skenaario voikin osoittautua aivan vääräksi.

Edelleen kirjoittajan tärkein ohjenuora on KISS: keep instructions short and simple.

– Ulla