Käyttöohjeistuksen laadun perusta on yhteisesti sovitut käytännöt, termit ja fraasit, jotka on kirjattu ylös tyylioppaaseen. Näin käyttöohje säilyy yhdenmukaisena, vaikka sitä olisi kirjoittamassa useampikin kirjoittaja, ja lukija saa eteensä tekstin, jota on helppo seurata, eikä huomio kiinnity toisarvoisiin asioihin, kuten termien ja kirjoitustapojen epäjohdonmukaisuuksiin.

Käyttöohjeen oikeellisuus ei saa kuitenkaan olla pelkästään kirjoittajan varassa, vaan käyttöohjeelle on järjestettävä katselmointi, mielellään useampi. Tuotteen asiantuntijoiden on käytävä ohjeistus läpi, jotta varmistutaan siitä, että toiminnallisuus on kuvattu oikein ja vaaditut yksityiskohdat ovat paikoillaan. Koska käyttöohje on kuluttajansuojalain vaatima dokumentti, on tärkeää, että lakiasiantuntijat tarkistavat käyttöohjeen lakisisällön. Jos ohjeistus päätyy Suomen rajojen ulkopuolelle, kannattaa ohjeistus tarkistuttaa myös näiden maiden asiantuntijoilla, sillä monella maalla on yllättäviäkin vaatimuksia käyttöohjeen suhteen, fonttikoosta alkaen.

Ohjeistuksen kielen ja tyylin yhdenmukaisuus ja oikeellisuus tarkistuu joko ammattieditoijan käsissä tai kollegoiden kesken järjestettävissä katselmoinneissa. Hyvä editoija on kullanarvoinen: hän tuntee tyylioppaan läpikotaisin ja varmistaa, että kirjoittajien tuottama teksti on laatukriteerien mukainen. Sivuhuomautuksena mainittakoon, että hyvä editoija myös säästää käännöskuluissa. Yhdenmukaiset termit ja fraasit löytyvät vaivatta käännösmuistista, joten niitä ei tarvitse joka kerta kääntää uudelleen.

Kollegojen tekemässä katselmoinnissa usein nousee esiin asioita, jotka osoittavat kirjoituskäytäntöjen kaipaavan muuttamista. Yhdessä voidaan päättää, mitkä muutokset tehdään, ja samalla päivitetään tyyliopas. Kollegojen katselmoinnissa myös hyödynnetään koko kirjoittajatiimin tietopankkia: joku on saattanut omassa projektissaan kuulla uudesta vaatimuksesta, mikä ei ole vielä kiirinyt muiden korviin. Näin säästyy aikaa ja rahaa, kun kaikki huomaavat päivittää omat ohjeistuksensa ajan tasalle.

Koska loppukäyttäjä on se, joka kirjoittajan palkan loppujen lopuksi maksaa, ovat käyttäjätutkimukset oiva tapa varmistaa laatu. Tuotteen parissa työkseen pyörivät ihmiset helposti sokaistuvat tekstille ja kirjoittamisen käytännöille, joten on kiinnostavaa saada palautetta siitä, toimiiko ohjeistus toivotulla tavalla. Rasti ruutuun -kysely on nopea täyttää, mutta on hyvä antaa loppukäyttäjälle myös mahdollisuus antaa kirjallista palautetta, sillä tutkimus ei välttämättä kata kaikkea, mihin loppukäyttäjä haluaisi ohjeistuksessa vaikuttaa. Kyselyissä on myös se etu, että niistä kirjoittaja saa dataa, jolla kumota ne iänikuiset ”Ei kukaan lue käyttöohjetta” -väitteet.

Yksi kirjoittajan tärkeimmistä opeista on oppia ottamaan vastaan palautetta, negatiivistakin, sillä mitä useampi asiantuntija lukee käyttöohjeen läpi, sitä varmempi kirjoittaja voi olla laadukkaasta lopputuloksesta. Samalla myös vastuu jakautuu: kirjoittaja ei ole enää yksin vastuussa käyttöohjeesta, vaan vastuuta ottavat myös kaikki katselmointeihin osallistuneet.

– Ulla