Harva laite tai ohjelmisto on niin hyvä käytettävyydeltään, ettei käyttäjän tarvitse käyttöohjetta edes vilkaista. Yleensä käyttöohjeeseen tartutaan ongelmatilanteessa, jolloin käyttäjä on jo valmiiksi turhautunut. Niinpä käyttöohjeen tulee olla selkeä, lyhyt ja ytimekäs, jotta käyttäjä jaksaa sen lukea ja löytää tarvitsemansa tiedon nopeasti ja helposti. Proosan paikka ei ole käyttöohjeessa.

Kirjoittaessa mieti tarkkaan, mitä tietoa käyttäjä tarvitsee. Pitkät esittelytekstit ovat turhia, ellei kyse ole jostain aivan uudesta ja käyttäjälle tuntemattomasta asiasta. Jos aihe on tuttu ja selkeästi ja napakasti otsikoitu, ei esittelyjä tarvita, vaan voit mennä suoraan ohjeistukseen. Uuden asian selittämisessäkään ei kannata liikoja sanoja käyttää, vaan kertoa asia lyhyesti ja käyttäjän ymmärtämillä termeillä. Käyttäjä tuskin on kiinnostunut lukemaan käyttöohjeesta pitkiä kuvailuja. Niiden sijaan hän haluaa tietää, miten uutta ominaisuutta käytetään ja mitä hyötyä siitä on hänelle.

Kun kirjoitat ohjetta, opeta käyttäjälle helpoin ja loogisin tapa suorittaa tehtävä. Ei siis näin: ”Ota kuva valitsemalla Valikko > Kamera > Uusi”, jos kerran myös tämä tapa on validi: ”Ota kuva painamalla kameranäppäintä”. Älä anna vaihtoehtoisia tapoja suorittaa tehtävä, vaikka niitä useita olisikin. Ne vain sekoittavat käyttäjää, vaikeuttavat oppimista ja antvat mielikuvan hankalasti hallittavasta laitteesta.

Käyttöohjeen tekstin tulee olla mahdollisimman tiiviistä. Poista siis siitä kaikki turha tieto. Esimerkiksi mitä käyttäjä tekee tiedolla, että Software version -kenttä on lukukenttä: ”The software version is marked in the Software version read-only field”? Kyllä käyttäjä sen itsekin huomaa, jos jostain syystä haluaisi ruveta siihen kenttään kirjoittamaan – mikä sekin on erittäin epätodennäköinen skenaario. Ylipäätään koko tuo virke on käyttäjälle tarpeeton, koska lukutaitoisena ihmisenä käyttäjä kyllä hoksaa mihin tarkoitukseen kenttä on tarkoitettu.

Etenkin jos harrastat tekstin uudelleenkäyttöä, kannattaa jättää turhat yksityiskohdat pois, sillä huonossa lykyssä juuri ne vaihtuvat tuote- tai softaversiosta toiseen. Kantapään kautta on tullut huomattua, että kun on kirjoittanut ”Vedä vihreää palkkia vasemmalle”, onkin palkki seuraavassa softaversiossa sininen. Tai kun on kertonut käyttäjälle, että kalenterihälytyksen oletusarvo on 30 minuuttia, on se parin kuukauden päästä 10 minuuttia. Toki pitää muistaa, että myös uudelleenkäytettävän tekstin tärkein ohjenuora on käytettävyys ja ymmärrettävyys. Joskus se palkin väri vain on mainittava, jotta käyttäjä sen käyttöliittymästä löytää.

Useimmiten käyttöliittymän kuvailu on käyttöohjeessa kuitenkin hyödytöntä. Käyttäjä näkee kyllä, mitä hänen nenänsä edessä on. Ei siis tarvitse ohjeen joka vaiheessa kerrata käyttöliittymän eri osasia, ellei niissä ole jotain epäintuitiivista tai jotain muuta, mihin käyttäjän täytyy erityisesti kiinnittää huomiota. Esimerkiksi jos kaikki komennot löytyvät näytön vasemmasta yläkulmasta, mutta suunnittelun kukkasena yksi painike onkin oikeassa alakulmassa, on silloin hyvä vinkata käyttäjälle painikkeen sijainti, jottei käyttäjän aikaa tuhlaannu painikkeen etsimiseen.

Jätä itsestäänselvyydet pois. Usein toiminnan lopputulos on itsestään selvä ja siten turha: ”Tallentaaksesi muistilapun, valitse Valinnat > Tallenna. Muistilappu tallentuu laitteeseesi.” Ytimekkyyden kultaisena sääntönä voisikin pitää tätä: älä aliarvioi käyttäjän älyä.

– Ulla

PS. Haluaisitko oppia tästä lisää? Ota yhteyttä, sillä me järjestämme myös teknisen viestinnän koulutusta.