Teknisenä kirjoittajana työskentelen läheisesti tuoteasiantuntijoiden (SMEs, subject matter experts) kanssa. Usein saan heiltä valmista raakatekstiä, jota alan muokata käyttäjäystävälliseksi käyttöohjeeksi. Ja aivan yhtä usein joudun perustelemaan tuoteasiantuntijoille, miksi olen muokannut niin paljon heidän tekstiään! Olen saattanut esimerkiksi poistaa tekstistä pitkiä ja tarkkoja kuvauksia tuotteen toiminnallisuudesta.

Näissä tapauksissa kyse on tietenkin erilaisista tekstityyleistä. Tuoteasiantuntijat ovat usein akateemisesti koulutettuja ja näin oppineet kirjoittamaan hyvinkin sujuvaa ja perusteellista akateemista tekstiä. He ovat mahdollisesti kirjoittaneet akateemisen lopputyön, diplomityön ja muita tieteellisiä tekstejä. Käyttöohjetekstillä on kuitenkin omat konventionsa, joita tulisi noudattaa ihan samalla tavoin kuin akateemisessa tekstityylissä.

Akateeminen kirjoitustyyli ja käyttöohjeen kirjoitustyyli eroavat toisistaan muun muassa näin:

1. Akateeminen kirjoitustyyli on muodollista, ei rentoa. Käyttöohjeen tyyli puolestaan riippuu yrityksen tyylistä, joka puolestaan riippuu yrityksen brändistä, tuotteesta ja asiakkaista. Voidaan siis olla rentoja tai muodollisia. Yritykselle voi olla määriteltynä oma äänensävy (tone of voice) ja sille voi olla hyvinkin tarkat ohjeet, joita tulee noudattaa myös käyttöohjetekstiä kirjoittaessa.

2. Akateemisessa tekstissä asiat selitetään perusteellisesti viitaten eri lähteisiin, jotka on listattu tarkasti. Niinpä akateeminen teksti sisältää paljon alaviitteitä ja usein myös ristiviittauksia. Näin ei saa olla käyttöohjeessa. Sisällön tulee noudattaa lukijan kannalta järkevää logiikkaa. Lukijaa ei saa pompotella tekstissä puolelta toiselle eli ristiviittauksia tulee välttää. Myöskään alaviitteet eivät kuulu käyttöohjetyyliin.

3. Akateemisessa lopputyössä kirjoittajan täytyy osoittaa pystyvänsä tekemään tieteellistä tutkimusta, joten kirjoittajan täytyy myös osoittaa tuntevansa aiheensa perusteellisesti. Käyttöohjeessa puolestaan pitää ajatella lukijoita. Mitkä ovat heidän vaatimuksensa, tarpeensa ja osaamisensa? Lukijoiden ei tarvitse tietää kaikkea, eikä kirjoittajan tarvitse osoittaa lukijoille laajaa tietämystään aiheesta vaan pikemminkin unohtaa omat tarpeensa ja ajatella ainoastaan lukijan tarpeita. Mitä lukijoiden pitää tuotteesta ja sen käytöstä tietää ja mitä heidän ei tarvitse tietää? Käyttöohjetekstin sisältöä ohjaa usein myös kansallinen tai EU-tason lainsäädäntö ja muu ohjeistus, jotka asettavat sisällölle hyvinkin tarkkoja vaatimuksia.

4. Akateemisessa tyylissä passiivin käyttö on sallittu. Käyttöohjetekstissä passiivi on lähes aina pannassa: lukijalle täytyy olla selvää pitääkö hänen tehdä jotain vai tekeekö esimerkiksi ohjelmisto jotain.

5. Akateemisessa tyylissä lukijaa ei puhutella suoraan, kun taas käyttöohjeessa lukijaa puhutellaan suoraan imperatiivilla: ”Lukitse puhelimen näyttö ja näppäimet painamalla virtanäppäintä”. Vertaapa näihin: ”Puhelimen näytön ja näppäimet voi lukita painamalla virtanäppäintä” tai ”Virtanäppäin lukitsee puhelimen näytön ja näppäimet”. Englanniksi kirjoittaessa lukijaa puhutellaan sanalla ”you”.

6. Loppuun vielä yksi, joka näkyy kaikken parhaiten englanninkielisessä tekstissä. Akateemisessa tyylissä modaaliset apuverbit (englanniksi esim. shall, will) ovat varsin käyttökelpoisia, käyttöohjeessa puolestaan eivät. Ne kuulostavat usein lakiteksteiltä, ja usein jopa kovin arkaaisilta tai pompööseiltä. Vertaa: ”Pull the switch outward.” tai ”The switch shall be pulled outward.”

Jos joudut kirjoittamaan käyttöohjeita oman työn ohellasi, etkä ole koulutukseltasi tekninen kirjoittaja, poisoppiminen akateemisesta tyylistä ei välttämättä ole helppoa. Toivottavasti yllä oleva listaus auttaa sinua tarkastelemaan omia tekstejäsi käyttöohjeen kirjoittajan näkökulmasta. Jos haluat oppia lisää, Adina järjestää teknisen kirjoittamisen koulutuksia myös ei-ammattikirjoittajille. Näissä koulutuksissa voidaan mm. käydä läpi juuri sinun tekstejäsi ja kehittää sinulle oma tarkistuslista, jota voit jatkossa käyttää käyttöohjetekstejä kirjoittaessasi.

– Anu