Toissaviikon pohdintani informaatiosuunnittelusta ja informaatioarkkitehtuurista on hyvä johdanto tämän viikon aiheeseen, joka on Darwin Information Typing Architecture eli DITA ja sen käyttöönotto.

Jos DITA on täysin tuntematon käsite, kerrotaanpa siitä ensin muutama sana. DITA on yksi teknisen viestinnän alan suosituimmista tavoista tuottaa ja julkaista informaatiota modulaarisesti. Sen perusperiaatteisiin kuuluu, että informaatio jaetaan eri topiikkityyppeihin: konseptuaalinen informaatio kirjoitetaan konseptitopiikkiin (concept), tehtäväohjeistus taskitopiikkeihin (task) ja referenssidata referenssitopiikkeihin (reference). Näitä topiikkeja voi yhdistää miten tahansa ja mihin tahansa, sillä jokaisen topiikin pitäisi olla omavarainen moduulinsa ilman pakollisia yhteyksiä muihin topiikkeihin.

DITA säästää aikaa, vaivaa ja rahaa niin kirjoittamisessa, kuvittamisessa, kääntämisessä kuin julkaisemisessa. Tämähän myy ja yksi Adinan asiakkaiden yleinen kysymys onkin se, miten ottaa DITA käyttöön. Jokaisen yrityksen tilanne on erilainen, mutta tässä viisi vinkkiä ihan suunnitteluvaiheen alkuun.

1. Yrityksessä on oltava vähintään yksi ihminen, joka todella ymmärtää mikä DITA on ja miten sen toiminnallisuuksia voi käyttää ja mikä DITA-variantti olisi sopiva yrityksen käyttöön. Tähän ymmärryksen hankkimiseen on hyvä käyttää aikaa projektin alussa. Itse olin onnekas vuonna 2010 ja pystyin aloittamaan projektin tulostamalla ja lukemalla koko DITA 1.2 -speksin ja merkkaamalla sinne omaa yritystä kiinnostavat kohdat alleviivaustussilla ja tarralapuilla. Koska myös speksiä on parannettu ja tehty helpommin ymmärrettäväksi, tämä on nykyisin helpompaa. Suurin ongelma saattaakin olla löytää aikaa lähteä näin perusteellisesti liikkeelle speksiä lukemalla, se kun ei ole kevyttä luettavaa. Esimerkiksi ns. full DITA -speksi viimeisimmälle 1.3-versiolle on vaivaiset 1189 sivua pitkä…

2. Mieti, miksi ne kiinnostavat toiminnallisuudet kannattaisi ottaa käyttöön. Kysy suosikkikysymykseni: onko niiden käyttöönotolle joku oikea syy? DITA on täynnä kiinnostavia toiminnallisuuksia, mutta jos yrityksellä ei ole oikeaa syytä aloittaa heti ensimmäiseksi vaikkapa conkeyreffien käyttöä, ehkä sen voi jättää myöhempäänkin vaiheeseen? Suunnittele suuria, mutta lähde liikkeelle pienestä.

3. Suunnittele saman tien kaikki vaiheet alusta loppuun. Älä keskity vaikkapa vain informaation kirjoittamiseen, koska sitten voi käydä kehnosti siinä vaiheessa, kun pitäisi alkaa käännättää tai julkaista. Muista toinen suosikkini: kiipeä pois siiloista. Puhukaa toisillenne. Kirjatkaa kaikki vaatimukset ylös heti alussa ja priorisoikaa ne.

4. Uskalla tehdä päätöksiä ja vaadi/anna päätösvaltaa. Jos joku päätös ei ole ihanteellinen, sen useimmiten voi korjata myöhemmin. Suurimmat päätökset kuten mikä työkalu loppujen lopuksi otetaan käyttöön on ymmärrettävästi vaikea muuttaa, joten katso kohta 3: suunnittele kunnolla, kirjaa vaatimukset ylös, priorisoi tahtomasi.

5. Tee asiat mahdollisimman puhtaassa DITA-muodossa, välttele spesialisaatiota ja työkalusidonnaisia toiminnallisuuksia. Tällöin et sido itseäsi tiettyyn työkaluun ja teet informaation jatkokäsittelyn eri järjestelmissä mahdollisimman helpoksi. En sano, että spesialisaatio olisi huono asia, koska onhan se DITAn perustoiminnallisuus ja tarkoitettu siihen, että avoimesta standardista saadaan mahdollisimman toimiva eri tarkoituksiin. En myöskään sano, että työkalusidonnaiset toiminnallisuudet olisivat aivan kaamea juttu. Molempia näitä olen menestyksellä käyttänyt useissa projekteissa. Tässä voinkin sanoa, että katso kohdat 1 ja 2: tiedä miksi ja mistä syystä mitäkin teet ja mihin ryhdyt ja ymmärrä mitkä ovat kunkin ratkaisun hyvät ja pahat puolet. Mieti, mikä on kunkin vaihtoehdon ROI.

Ei mitenkään hirveän korkealentoista rakettitiedettä, mutta väliin on helpompi ottaa mukaan joku kokeneempi käyttäjä vaikkapa vain sparrailutarkoituksiin. Siksipä me konsultit täällä olemme.

Käsittelemättä jää vielä yksi iso kysymys. Millä tavalla perustella yrityksen johdolle, että alkuun pitää käyttää rahaa, jotta voi myöhemmin säästää rahaa? Siinäpä hyvä kysymys, palataan siihen joskus myöhemmin.

– Laura