Adinan blogi

27/09/2018Like

Producing intelligent information intelligently

Leave a Comment

Greetings from the third Nordic TechKomm conference. I attended the first one, missed the second one, and came back for the third one. The conference has grown and grown, and this year there are over a hundred attendees from 18 different countries. This year, Adina is one of the sponsors of the conference, and was able to add a little something to the conference bag given to the attendees. I wanted to share something that could be useful to people, so I wrote a white paper on how to prep for the production of intelligent content, and got my colleague Indi to contribute on intelligent metadata – probably one of Indi’s favourite topics.

By popular demand (= one person in Twitter), I wanted to share the white paper with you here as well.

So here you go: Are you ready to be intelligent? (PDF, 0,5 MB)

– Laura

 

 

21/06/2018Like

Lyhyestä virsi (ja käyttöohje!) kaunis

Leave a Comment

Harva laite tai ohjelmisto on niin hyvä käytettävyydeltään, ettei käyttäjän tarvitse käyttöohjetta edes vilkaista. Yleensä käyttöohjeeseen tartutaan ongelmatilanteessa, jolloin käyttäjä on jo valmiiksi turhautunut. Niinpä käyttöohjeen tulee olla selkeä, lyhyt ja ytimekäs, jotta käyttäjä jaksaa sen lukea ja löytää tarvitsemansa tiedon nopeasti ja helposti. Proosan paikka ei ole käyttöohjeessa.

Kirjoittaessa mieti tarkkaan, mitä tietoa käyttäjä tarvitsee. Pitkät esittelytekstit ovat turhia, ellei kyse ole jostain aivan uudesta ja käyttäjälle tuntemattomasta asiasta. Jos aihe on tuttu ja selkeästi ja napakasti otsikoitu, ei esittelyjä tarvita, vaan voit mennä suoraan ohjeistukseen. Uuden asian selittämisessäkään ei kannata liikoja sanoja käyttää, vaan kertoa asia lyhyesti ja käyttäjän ymmärtämillä termeillä. Käyttäjä tuskin on kiinnostunut lukemaan käyttöohjeesta pitkiä kuvailuja. Niiden sijaan hän haluaa tietää, miten uutta ominaisuutta käytetään ja mitä hyötyä siitä on hänelle.

Kun kirjoitat ohjetta, opeta käyttäjälle helpoin ja loogisin tapa suorittaa tehtävä. Ei siis näin: ”Ota kuva valitsemalla Valikko > Kamera > Uusi”, jos kerran myös tämä tapa on validi: ”Ota kuva painamalla kameranäppäintä”. Älä anna vaihtoehtoisia tapoja suorittaa tehtävä, vaikka niitä useita olisikin. Ne vain sekoittavat käyttäjää, vaikeuttavat oppimista ja antvat mielikuvan hankalasti hallittavasta laitteesta.

Käyttöohjeen tekstin tulee olla mahdollisimman tiiviistä. Poista siis siitä kaikki turha tieto. Esimerkiksi mitä käyttäjä tekee tiedolla, että Software version -kenttä on lukukenttä: ”The software version is marked in the Software version read-only field”? Kyllä käyttäjä sen itsekin huomaa, jos jostain syystä haluaisi ruveta siihen kenttään kirjoittamaan – mikä sekin on erittäin epätodennäköinen skenaario. Ylipäätään koko tuo virke on käyttäjälle tarpeeton, koska lukutaitoisena ihmisenä käyttäjä kyllä hoksaa mihin tarkoitukseen kenttä on tarkoitettu.

Etenkin jos harrastat tekstin uudelleenkäyttöä, kannattaa jättää turhat yksityiskohdat pois, sillä huonossa lykyssä juuri ne vaihtuvat tuote- tai softaversiosta toiseen. Kantapään kautta on tullut huomattua, että kun on kirjoittanut ”Vedä vihreää palkkia vasemmalle”, onkin palkki seuraavassa softaversiossa sininen. Tai kun on kertonut käyttäjälle, että kalenterihälytyksen oletusarvo on 30 minuuttia, on se parin kuukauden päästä 10 minuuttia. Toki pitää muistaa, että myös uudelleenkäytettävän tekstin tärkein ohjenuora on käytettävyys ja ymmärrettävyys. Joskus se palkin väri vain on mainittava, jotta käyttäjä sen käyttöliittymästä löytää.

Useimmiten käyttöliittymän kuvailu on käyttöohjeessa kuitenkin hyödytöntä. Käyttäjä näkee kyllä, mitä hänen nenänsä edessä on. Ei siis tarvitse ohjeen joka vaiheessa kerrata käyttöliittymän eri osasia, ellei niissä ole jotain epäintuitiivista tai jotain muuta, mihin käyttäjän täytyy erityisesti kiinnittää huomiota. Esimerkiksi jos kaikki komennot löytyvät näytön vasemmasta yläkulmasta, mutta suunnittelun kukkasena yksi painike onkin oikeassa alakulmassa, on silloin hyvä vinkata käyttäjälle painikkeen sijainti, jottei käyttäjän aikaa tuhlaannu painikkeen etsimiseen.

Jätä itsestäänselvyydet pois. Usein toiminnan lopputulos on itsestään selvä ja siten turha: ”Tallentaaksesi muistilapun, valitse Valinnat > Tallenna. Muistilappu tallentuu laitteeseesi.” Ytimekkyyden kultaisena sääntönä voisikin pitää tätä: älä aliarvioi käyttäjän älyä.

– Ulla

PS. Haluaisitko oppia tästä lisää? Ota yhteyttä, sillä me järjestämme myös teknisen viestinnän koulutusta.

20/04/2018Like

Ruutupuhetta

Leave a Comment

Mikään tekstiin liittyvä ei ole Adinalle vierasta, ja niinpä uusin aluevaltauksemme on videoiden tekstittäminen. Olemme sekä litteroineet haastatteluja että kääntäneet niitä suomesta englantiin ja englannista suomeen. Helppo homma, eikö? No ei.

Hyvässä lykyssä haastattelijalla on etukäteen mietityt kysymykset, jotka on helppo ymmärtää ja kirjoittaa tekstiksi, mutta välillä haastattelijankin pasmat menevät sekaisin, ja siinä sekä haastateltava että tekstittäjä pähkäilevät, että mitähän tässä nyt ajetaan takaa. Tekstittäjän on kuitenkin pystyttävä tulkitsemaan, mitä haastattelija tahtoo sanoa, jottei laita vääriä sanoja toisen suuhun.

Haastateltava sen sijaan puhuu koko ajan vapaata tajunnanvirtaa. Niinpä virkkeet jäävät kesken, sanoman sisältö tai aihe muuttuu kesken puheen tai haastateltava toistaa saman asian useampaan kertaan hitusen eri sanoin. Välillä suusta tulee virkkeitä, jotka eivät oikeastaan tarkoita yhtään mitään. Tekstittäjän on kuitenkin kunnioitettava puhujaa, eikä tekstittää lipsahduksia, vaikka katsoja niistä hupia saisikin.

Oma lukunsa ovat ne puhujat, jotka eivät puhu äidinkieltään. Vaikka aksentista saisikin selvää, voi puheeseen eksyä sanoja, jotka ovat kahden kielen yhdistelmiä tai jotka hitusen muistuttavat jotain oikeaa sanaa. Näiden merkitystä täytyy hakea puheen kontekstista, ja väärintulkinnan mahdollisuus on suuri.

Videon tekstittäjältä vaaditaan hyvää yleissivistystä, sillä aihealueet vaihtelevat laidasta laitaan. Taustatyötä joutuu tekemään välillä melkoisestikin, jotta löytää oikeat termit, ihmisten ja toimialojen nimet. Yhtiöillä on oma termistönsä ja siitä poikkeaminen vaikuttaa tekstityksen ymmärrettävyyteen. Tämän takia myös yleisön tuntemus on tärkeää: onko video kohdennettu asiakkaille, osakkeenomistajille vai omalle firmalle. Tästä pystyy päättelemään, kuinka tuttu aihe on katsojalle, ja osaa valita oikeat termit.

Koska katsojan on ehdittävä lukea teksti suunnilleen samassa ajassa kuin puhuja puhuu, täytyy tekstittäjän miettiä minkä verran tekstiä katsoja ehtii ruudulta lukea ja minkä verran ruudulle tekstiä mahtuu. Hyvänä harjoitteena on laittaa video pyörimään taustalle ja yrittää lukea kirjoittamaansa tekstiä sitä mukaa kuin videolta kuuluu puhetta. Jos edes tekstittäjä, joka jo tässä vaiheessa tuntee videon kuin omat taskunsa, ei ehdi tekstiä lukea, ei sitä ehdi lukea kylmiltään videon äärelle tullut katsojakaan.

Mistä sitten vähentää? Täytesanat (”basically”, ”niinku”) on tietysti helppo jättää pois, sillä ne eivät vaikuta ymmärrettävyyteen. Samoin on toiston laita: puhujat tuppaavat toistamaan samaa asiaa. Mutkia voi suoristaa myös yhdistämällä parin, kolmen virkkeen sisällön koherentiksi kokonaisuudeksi, etenkin jos puhuja jättää välillä virkkeensä kesken. Turhat adjektiivit voi surutta jättää pois ja sanoille voi keksiä lyhyempiä synonyymejä.

Kimuranteinta tekstittämisessä on se, että tekstin täytyy toimia nimenomaan tekstinä. Videon katsoja ei välttämättä osaa kieltä, jolla video on puhuttu tai katsojalla ei ole mahdollisuutta laittaa videossa ääniä päälle. Tekstin tulee olla helppolukuista ja muodostaa ymmärrettäviä kokonaisuuksia. Vapaasta tajunnanvirtapuheesta tätä on vaikea saada aikaan.

Pelkällä kertakuulemalla ei saa laadukasta lopputulosta aikaiseksi. Videon ja tekstin yhteensopivuutta on testattava muutamaan otteeseen ja vielä lopussa varmistettava, ettei tekstiä hioessa ole mennyt muuttamaan sisältöä liian erilaiseksi puheeseen verrattuna, jotta myös puhuja voi seistä tekstityksen takana, eikä katsoja, mikäli sattuu ymmärtämään sekä puhuttua että kirjoitettua kieltä, ala ihmetellä, miksi puhe ja teksti ovat niin kaukana toisistaan.

Pitkä ja haastava prosessi, mutta erittäin mielenkiintoinen.

– Ulla

03/04/2018Like

Käyttäisinkö YouTubea käyttöohjeiden julkaisukanavana?

Leave a Comment

YouTuben antamien tietojen mukaan sillä on 3 miljardia käyttäjää, jotka katsovat 500 miljoonaa tuntia videoita päivittäin. Aikamoinen yleisö yhdellä julkaisukanavalla. Mutta, vain 9% pienistä yrityksestä käyttää YouTubea julkaisukanavana. Huolenaiheita on yleensä kaksi: markkinointi- ja käyttöohjevideoiden teko ei ole ihan vaivatonta eikä halpaakaan ja entäpä jos kukaan ei sitten katsokaan tätä suurella vaivalla ja rahalla tehtyä videota?

Myönnettäköön, että varsinkaan käyttöohjevideot eivät ehkä ole YouTubessa yhtä suosittuja kuin kissavideot. Mutta esimerkiksi käyttöohjevideoita läheltä liippaavat ns. unboxing -videot ovat yllättävän suosittuja. Unoboxing-videossa tuotteen fani avaa tuotteen myyntipakkauksen ja esittelee kaiken mitä pakkauksesta löytyy. Kuulostaa hullulta, mutta näitä videoita todella katsotaan. Mikset tekisi omasta tuotteestasi itse markkinointihenkisen ja tyylikkään unboxing-videon? Tällä tavoin saisit myös YouTuben haun kautta houkuteltua kävijöitä kanavallesi.

YouTube on myös pullollaan käyttäjien itsensä tekemiä ohjevideoita, joista suurin osa on luonnollisesti hyvinkin kotikutoisia ja suttuisia. Jos haluat tietää, millaisesta aiheesta video kannattaa tehdä, etsi YouTubesta kilpailijan tuotteesta käyttäjien tekemät käyttöohjevideot: sieltä löydät aiheita. Yleensä video tehdään jostain käyttäjien vaikeaksi kokemasta toimenpiteestä. Näistä videoista saa muuten arvokasta palautetta käyttäjäkokemuksen parantamiseen.

Toinen lähestymistapa on miettiä, onko tuotteessa jotain sellaista, mitä on hankala selittää kirjoitetussa käyttöohjeessa tai edes hyvälaatuisella viivapiirroksella, sarjakuvalla tai valokuvalla? Onko jokin toimenpide, joka vaatii tuotteen kääntelyä useampaan kertaan? Onko tuotteen käyttöönotossa tai käytössä jokin monimutkainen vaihe, jossa käyttäjä saattaa helposti epäonnistua? Tee siitä video!

Jos päädyt tekemään käyttöohjevideon, mieti näitä kolmea asiaa:

  1. Pitääkö videota mahdollisesti päivittää myöhemmin? Videon päivittäminen on aina hankalampi prosessi kuin kirjoitetun käyttöohjeen.
  2. Kuinka pitkästä toimenpiteestä on kysymys? Video ei saa olla liian pitkä. Koska kyseessä ei ole kissavideo, ihmiset jaksavat keskittyä katsomaan aihetta kiinnostuksesta ja tarpeesta riippuen enintään 1-2 minuuttia. Jos toimenpide on pitkä, pätki video useampaan eri videoon.
  3. Tarvitsetko taustamusiikkia tai selostusta? Millä kielellä teet videon? Pitääkö video käännättää tai lokalisoida useammalle eri kielelle? Käännätys ja lokalisointi vaikuttavat videon hintaan sekä myös pituuteen.

Käyttöohjevideo ei ole sama asia kuin markkinointivideo, koska siinä täytyy todellakin näyttää miten jokin asia tehdään ja sen katsottuaan käyttäjän täytyy pystyä tekemään jokin asia siten miten videolla opastetaan. Riisu videosta kaikki turha markkinointipuhe. Tee videosta kuitenkin sellainen, että se näyttää esim. tuotteen kauniin muotoilun, jos se on yksi tuotteen myyntivalteista.

No mutta miten sitten se näkyvyys videollesi? Perusta oma kanava YouTubeen. Voit käyttää samaa kanavaa sekä markkinointivideoille että käyttöohjevideoille. Tee molemmille omat soittolistansa. Jos lokalisoit videoita, tee eri kielille omat soittolistansa. Soittolista on tärkeä, koska YouTube näyttäisi rankkaavan soittolistat haussa yksittäisten videoiden edelle. Ja mitä paremmin otat huomioon YouTuben hakukoneoptimoinnin hakusanoineen, sitä enemmän näkyvyyttä saat videollesi.

Muistaa myös jakaa videotasi sosiaalisessa mediassa! Voit jakaa sitä yhä uudelleen ja uudelleen.

Me Adinassa voimme auttaa sinua miettimään millaisen käyttöohjevideon tuotteellesi kannattaisi tehdä ja miten optimoit sen näkyvyyden YouTubessa. Kiinnostaako? Ota yhteyttä!

– Anu

29/01/2018Like

Miten varmistaa käyttöohjeiden laatu?

Leave a Comment

Käyttöohjeistuksen laadun perusta on yhteisesti sovitut käytännöt, termit ja fraasit, jotka on kirjattu ylös tyylioppaaseen. Näin käyttöohje säilyy yhdenmukaisena, vaikka sitä olisi kirjoittamassa useampikin kirjoittaja, ja lukija saa eteensä tekstin, jota on helppo seurata, eikä huomio kiinnity toisarvoisiin asioihin, kuten termien ja kirjoitustapojen epäjohdonmukaisuuksiin.

Käyttöohjeen oikeellisuus ei saa kuitenkaan olla pelkästään kirjoittajan varassa, vaan käyttöohjeelle on järjestettävä katselmointi, mielellään useampi. Tuotteen asiantuntijoiden on käytävä ohjeistus läpi, jotta varmistutaan siitä, että toiminnallisuus on kuvattu oikein ja vaaditut yksityiskohdat ovat paikoillaan. Koska käyttöohje on kuluttajansuojalain vaatima dokumentti, on tärkeää, että lakiasiantuntijat tarkistavat käyttöohjeen lakisisällön. Jos ohjeistus päätyy Suomen rajojen ulkopuolelle, kannattaa ohjeistus tarkistuttaa myös näiden maiden asiantuntijoilla, sillä monella maalla on yllättäviäkin vaatimuksia käyttöohjeen suhteen, fonttikoosta alkaen.

Ohjeistuksen kielen ja tyylin yhdenmukaisuus ja oikeellisuus tarkistuu joko ammattieditoijan käsissä tai kollegoiden kesken järjestettävissä katselmoinneissa. Hyvä editoija on kullanarvoinen: hän tuntee tyylioppaan läpikotaisin ja varmistaa, että kirjoittajien tuottama teksti on laatukriteerien mukainen. Sivuhuomautuksena mainittakoon, että hyvä editoija myös säästää käännöskuluissa. Yhdenmukaiset termit ja fraasit löytyvät vaivatta käännösmuistista, joten niitä ei tarvitse joka kerta kääntää uudelleen.

Kollegojen tekemässä katselmoinnissa usein nousee esiin asioita, jotka osoittavat kirjoituskäytäntöjen kaipaavan muuttamista. Yhdessä voidaan päättää, mitkä muutokset tehdään, ja samalla päivitetään tyyliopas. Kollegojen katselmoinnissa myös hyödynnetään koko kirjoittajatiimin tietopankkia: joku on saattanut omassa projektissaan kuulla uudesta vaatimuksesta, mikä ei ole vielä kiirinyt muiden korviin. Näin säästyy aikaa ja rahaa, kun kaikki huomaavat päivittää omat ohjeistuksensa ajan tasalle.

Koska loppukäyttäjä on se, joka kirjoittajan palkan loppujen lopuksi maksaa, ovat käyttäjätutkimukset oiva tapa varmistaa laatu. Tuotteen parissa työkseen pyörivät ihmiset helposti sokaistuvat tekstille ja kirjoittamisen käytännöille, joten on kiinnostavaa saada palautetta siitä, toimiiko ohjeistus toivotulla tavalla. Rasti ruutuun -kysely on nopea täyttää, mutta on hyvä antaa loppukäyttäjälle myös mahdollisuus antaa kirjallista palautetta, sillä tutkimus ei välttämättä kata kaikkea, mihin loppukäyttäjä haluaisi ohjeistuksessa vaikuttaa. Kyselyissä on myös se etu, että niistä kirjoittaja saa dataa, jolla kumota ne iänikuiset ”Ei kukaan lue käyttöohjetta” -väitteet.

Yksi kirjoittajan tärkeimmistä opeista on oppia ottamaan vastaan palautetta, negatiivistakin, sillä mitä useampi asiantuntija lukee käyttöohjeen läpi, sitä varmempi kirjoittaja voi olla laadukkaasta lopputuloksesta. Samalla myös vastuu jakautuu: kirjoittaja ei ole enää yksin vastuussa käyttöohjeesta, vaan vastuuta ottavat myös kaikki katselmointeihin osallistuneet.

– Ulla

14/12/2017Like

Vastalääkettä termitaudille

Leave a Comment

Tyypillinen tilanne kirjoittajalle: kehittäjä on kehittänyt hienoa toiminnallisuutta kuukausikaupalla ja innostuu nähdessään kirjoittajan: ”Muistathan mainita DualSight MultiMotionin käyttöohjeessa!” Kirjoittaja tuntee vihlaisun kielikorvassaan, mutta vakuuttaa, että toiminnallisuus on käyttöohjeessa mainittu. Mutta sen sijaan, että kirjoittaja ilahduttaisi kehittäjää kirjoittamalla ”To enable DualSight MultiMotion, press…”, kirjoittaja ilahduttaakin käyttäjää kirjoittamalla: ”To record a video using both cameras, press…” – ja tietää saavansa kehittäjältä moitteen katselmoinnissa, kun ei mainitse toiminnallisuuden hienoa nimeä.

Asioiden turha termittäminen huonontaa käytettävyyttä. Käyttäjä ei tunne termiä ennestään, joten hänen täytyy käyttää aikaansa termin lukemiseen ja opettelemiseen, mikä hidastaa toiminnallisuuden ymmärtämistä, käyttöönottoa ja omaksumista. Liian teknisten tai lennokkaiden termien käyttö myös heikentää tuotteen brändiä: käyttäjä saa mielikuvan, että tämän brändin tuotteet ovat vaikeakäyttöisiä tai eivät ole tarkoitetut hänen kohderyhmälleen.

Pahin virhe, minkä kirjoittaja voi tehdä, on käyttää termiä, joka ei laitteessa tai softassa näy mitenkään käyttäjälle. Käyttäjä joutuu opettelemaan termin, minkä avulla hän ei edes pysty navigoimaan laitteen käyttöliittymässä. Kun käyttöohjeessa lukee ”To make a call quickly, use Smart Dial”, alkaa käyttäjän katse automaattisesti etsiä puhelimen näytöltä tekstiä Smart Dial. Kun sitä ei löydy, joutuu käyttäjä jatkaa lukemista: ”Simply start typing the phone number, and the phone suggests matching contacts.” Käyttäjän aikaa ja vaivaa olisi säästynyt kirjoittamalla pelkästään ”To make a call quickly, start typing the phone number and select the one you want from the suggested contacts.”

Termien kohdalla täytyy muistaa myös kääntäminen ja internationalisointi. Hienolta kuulostava DualSight MultiMotion voikin kääntyä Kaksoisnäkymälliseksi moniliiketoiminnoksi, mistä hohdokkuus – ja ymmärrettävyys – on kaukana. Termi voi myös olla sellainen, ettei sille ole lainkaan merkitystä jossain kulttuurissa. Fastlane mode kertoo paljon enemmän käyttäjälle, joka asuu sellaisessa maassa, missä kyseisen laisia tienpätkiä on olemassa. Pikakaista-toiminto sen sijaan ei herätä samanlaista mielikuvaa Suomessa, kun täällä pikakaistoja ei ole.

Itsestäänselvyytenä ei näköjään voi myöskään pitää sitä, että asiasta käytetään vain yhtä termiä, kuten tämä käyttöohjeistuksen kukkanen osoittaa: In this user guide, the phone may be referred to either as ”phone,” ”device,” or ”handset”. Voi vain kysyä miksi.

Jos olet aikeissa kirjoittaa termin, mieti ensin nämä asiat: onko termi ylipäätään tarpeen? Ymmärtääkö käyttäjä termin? Auttaako termi käyttäjää omaksumaan toiminnon? Miten termi kääntyy eri kielille? Onko termiä käytetty aiemmin ja jos on, niin missä muodossa? Mikäli olet edelleen sitä mieltä, että nyt on termi paikallaan, olet turvallisilla vesillä.

– Ulla

14/11/2017Like

Täytimme vuoden!

Leave a Comment

Adina Solutions Oy perustettiin vuosi sitten neljän osakkaan voimin. Ensimmäiset puoli vuotta Hervannan Hermiassa pystytimme operatiivista toimintaa vauhdilla, sillä meillä oli jo asiakkaita, joille teimme käyttöohje- ja konsultointiprojekteja. Keväällä muutimme Hervannasta Tampereen keskustaan yritysyhteisö Crazy Towniin, aivan rautatieaseman kupeeseen, mistä on helppo hypätä junaan aina tarvittaessa. Junat ovatkin tulleet tutuksi, asiakkaamme kun ovat sijoittuneet ympäri Suomea.

Vuoden aikana olemme keränneet ympärillemme osaajien ja yhteistyökumppaneiden verkostoa, jotta voisimme palvella asiakkaitamme mahdollisimman hyvin ja kattavasti ja auttaa heitä siten kasvattamaan omaa liiketoimintaansa. Viimeksi joukkoomme liittyivät Mirka Huhtanen projektipäälliköksi ja Ulla Ojanen tekniseksi kirjoittajaksi.

Kuluneina kuukausina olemme vahvistaneet myös omaa osaamistamme monipuolisesti liiketoimintaosaamisesta visuaalisen viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen ja palvelumuotoiluun asti. Teknologiajohtajamme Laura Katajisto, joka juuri opiskelee media-alan perustutkintoa vahvistaakseen jo ennenkin vahvaa graafisen suunnittelun, verkkosivusuunnittelun ja videotuotannon osaamistaan, kommentoikin: ”Teknisen viestinnän lisäksi olen ensimmäisen Adina-vuotemme aikana päässyt hyödyntämään kaikkia muitakin vuosien varrella oppimiani taitoja, muun muassa digimarkkinointia ja hakukoneoptimointia. Yrittäjälle monipuolisesta taustasta on todella paljon hyötyä.” Meillä onkin vahva, ammattitaitoinen tiimi, josta saadaan valittua asiakasprojekteihin jokaisen asiakasprojektin tarpeisiin sopivat ihmiset.

 

Ensimmäisen vuotemme aikana olemme suunnitelleet erilaisia käyttöohjekonsepteja ja -templaatteja niin printtiin kuin verkkoonkin ja kirjoittaneet lukuisia käyttöohjeita erilaisille tuotteille sekä isoille että pienille asiakkaille. Olemme koordinoineet lokalisointiprojekteja, hoitaneet yhteistyötä painotalojen kanssa, tutkineet erilaisia paperilaatuja, ratkaisseet työkaluongelmia, ja tehneet kaikkea muutakin, mitä laadukkaan käyttöohjeen tuottamiseen liittyy.

Käyttöohjeiden lisäksi iso osa liiketoimintaamme on asiakkaiden auttaminen siinä kohtaa, kun ohjeistusta tai oikeastaan mitä tahansa sisältöä, niin tekstuaalista kuin visuaalistakin, alkaa olla todella paljon. Asiakkaidemme haasteet liittyvät koko sisällön elinkaareen: miten tuottaa, hallita, julkaista ja päivittää sisältöjä mahdollisimman tehokkaasti, nopeasti ja helposti? Miten auttaa sisällön käyttäjiä löytämään mahdollisimman nopeasti ja helposti juuri ne ohjeet, kuvat tai muun sisällön, joita käyttäjä juuri silloin tarvitsee? Miten säästää sekä sisällön tuottajien että käyttäjien aikaa ja vähentää heidän ahdistustaan tietomassan edessä? Ja mitä työkaluja kannattaisi käyttää? Miten koko prosessia voisi kehittää? Näihin kysymyksiin etsimme vastauksia yhdessä asiakkaittemme kanssa. Olemmekin jo auttaneet eri yrityksiä teknisen viestinnän prosessien parantamisessa, sisällön kehittämisessä mukautuvia verkkosivustoja varten, informaatiosuunnittelussa ja taksonomiaan ja metadataan liittyvissä kysymyksissä. Meitä ajaa halu auttaa asiakastamme ja heidän asiakkaitaan selviytymään tiedon tuottamisen ja sen löydettävyyden suosta.

Ensimmäisen tilikautemme lähestyessä loppuaan haluan kiittää työntekijöitämme, tukijoitamme ja sparraajiamme, yhteistyökumppaneitamme, ja ennen kaikkea asiakkaitamme tästä antoisasta ensimmäisestä vuodesta! Näillä mennään kohti vuotta numero kaksi.

– Anu Granroth, toimitusjohtaja

29/10/2017Like

Writing with style

Leave a Comment

In a world where several writers contribute to a text, but the brand and usability should remain consistent, how does a writer know which heading format to use? Yes, the writer can always check what has been written previously or ask a colleague (or several of them), but is the answer always the same? Probably not, if each writer has had to spend their valuable time in re-inventing the basic wheel of technical writing over and over again.

An easy solution to all the daily questions a writer has, is to come up with a style guide, a short reference document to address all the burning issues: to write, type in, key in, or enter? To push a button, tap a key, shortpress, or press in briefly? To a layman, this may seem very trivial, but once you start reading the user guide of an equipment you’ve spent money on, it suddenly starts making sense. If the user guide asks you to press X and then tap Y, and in the next sentence tap X and press Y, how do you know if you should look for a hardware button or a virtual button for the X on the equipment? You probably have better things to do than trying to make sense of a user guide.

Usability is the driving force behind any user guide and therefore behind any style guide. We writers want our readers to be able to read the user guide without any effort and to get their new equipment up and running quickly. Therefore, even the smallest thing is important, such as which items you bold in a text. Do you bold each occurrence of a term: With the Camera, you can take superb photos. If you want to take close-ups with the Camera, select…. Or do you use bold sparingly, just to focus the reader’s eyes on what’s really important for the task at hand: To take close-ups with the camera, tap Camera > Settings > Close up.

Writing style is one contributor to a brand, and the value of a brand is… well… invaluable. Once you lose it, it is hard to get back. Being a document consumer laws require, it is easy to dismiss the effect of a user guide to a brand, but the best of brands realise the value of each item they offer to the consumer. If the user guide is incomprehensible, and thus getting the equipment up and running fails, it harms the brand. If the equipment is for the everyday household consumer, but the user guide talks about magnetometer instead of compass, your readers may consider the brand techy and unfriendly.

Being writers, we want to be consistent to a t, but don’t take your style guide to the nit-picking level. Think of the reader: what is important from the usability point of view. Common phrases to start a bulleted list may be an overkill. No reader (unless they’re tech writers) confuse over whether a bulleted list starts with The available options are: or You have these options: . Also think of the fellow writers: how much time you want writers to spend on learning writing rules that have no effect on usability. However, do not underestimate commas. I know that in this text I’ve used far too many commas to be grammatically correct, but boy, do they help in understanding which parts of the text are separate entities!

The Adina style guide introduces the writer to writing for a global audience with to-the-point style. As most of our content is published online, our style guide provides instructions on how to make the topic pop up in search results, how to write the short description that is shown with the search result, and how to write the text so that it makes sense even when read without any further context. And yes, we do go down to tiny details, such as capitalisation, file formats, and prepositions, but our 20-page style guide mostly contains examples, so there isn’t too much for writers to memorise.

Got convinced that a style guide is essential? If you need help with yours, Adina is here for you.

– Ulla

24/01/2017Like

Miksi käyttöohjeet ovat tarpeellisia?

Leave a Comment

Käyttöohjeet olisivat tarpeen, sitä mieltä oli Aamulehden mielipidepalstalle 18.1.2017 kirjoittanut Marita Saarinen Tampereelta.

Käyttöohjeet kertovat kuluttajalle, mitkä ovat tuotteen ominaisuudet ja miten tuotetta käytetään. Oikein hyvät käyttöohjeet kertovat vielä senkin, miten kuluttaja saa parhaimman mahdollisen käyttökokemuksen. Tiettyjen tuotteiden mukana tulee olla käyttöohjeet myös Suomen kuluttujalainsäädännön mukaan (esim. kuluttajasuojalaki (38/1978), kuluttajaturvallisuuslaki (920/2011). Tällaisia tuotteita ovat koneet, henkilönsuojaimet, lelut ja sähkölaitteet.

Käyttöohjeet ovat osa koko tuotteen asiakaskokemusta ja kuuluvat myös tuotteen asiakastukikokonaisuuteen. Hyvät käyttöohjeet tukevat tuotteesi ja yrityksesi brändiä ja imagoa. Voit myös saada aikaan säästöjä hyvillä käyttöohjeilla: mikäli käyttäjä löytää tarvitsemansa tiedon ja tuen käyttöohjeista, vähentää se yhteydenottoja asiakastukeen.

Hyvä käyttöohje tavoittaa käyttäjän: varmista, että myyntipaketissa on sellainen ohje, jolla käyttäjä pääsee jo hyvin ja sujuvasti alkuun tuotteen kanssa. Lisätietoja voit tarjota netissä ja jos tuotteessa on näyttö, jopa tuotteeseen integroituna. Tee käyttöohjeen löytäminen käyttäjälle mahdollisimman helpoksi. Näin varmistat, että käyttäjä lukee tai edes silmäilee käyttöohjetta ollessaan epävarma miten tuotetta käytetään tai huolletaan.

Käyttöohje toimii myös markkinointimateriaalina: tuotteen ostoa harkitsevat käyvät usein lukemassa tuotteen käyttöohjeen ennen ostopäätöksen tekoa.

Jos käyttöohje pitää kääntää muille kielille, satsaa kunnon käännökseen: surkeat käännökset, sen lisäksi että voivat suorastaan levittää väärää tietoa, leviävät nykyään internetmeemeinä hyvinkin nopeasti ja voivat vahingoittaa yrityksesi imagoa.

– Anu

kuva Aamulehti 18.1.2017